インタビュー日:2011年5月

株式会社ファーマネットワーク さま

株式会社ファーマネットワーク さま

採点ソフト「SSくんSuper」の集計管理機能を専用カスタマイズ。 自動でデータ変換し、振分け可能なシステムに改善。 手作業していた手間や時間の負担を以前の1/3ほどに減らすことができました。採点で得たメリットをお客様に還元できるよう新たな展開を考えています。

ご要望と実現のポイント

採点結果をExcelの表やチャートにする作業を自動化したい

Excelファイルで行なっていたデータ加工作業を全てソフトウェア内で対応可能に。

ExcelデータをPDF化し、適切なファイル名を振る作業を自動化したい

ソフトウェア内で集計作業後、集計結果を受験者マスタデータとマッチング。
自動的にExcelデータファイル名に受験者名を付与。

サービス概要

今回の導入システム

運用内容 試験採点
以前からご使用の商品 読み取り採点ソフト:SSくんSuper

今回の導入以前からお使いいただいていた商品

導入の背景

作業の精度を保ったまま、所要時間の短縮が求められていました

私たちファーマネットワークはCSO(Contract Sales Organization)事業の一環として、MR認定試験対策用の模擬試験実施、およびMR育成サポートを行なっています。

なかでも模擬試験は、委託された製薬企業さまから企業単位で実施するのですが、全6科目、受験者数600名前後の試験を、正確かつスピーディーに集計しなくてはならない、たいへん責任の重い業務です。
結果は企業別にまとめ、全体結果表および個人表をPDFで発行、メールに添付して翌日には結果通知しております。

採点には従来から教育ソフトさんのパッケージソフト「SSくん」を導入していましたが、集計結果そのままでは通知用データとして使えないので、手作業でExcel化・PDF化し、更にファイル名を一件一件手打ちしなくてはならない点が悩みの種でした。

導入の経緯

カスタマイズで負担が大きく軽減することがポイントでした

たまたま教育ソフトさんからカスタマイズについてのお話をいただいたのがきっかけです。
採点と結果通知の担当は私が引き継いで何代目かになるのですが、従来から使っている「SSくんSuper」の、集計後の作業を不自由に思いながら使ってきたことをぶつけてみました。
相談しているうちに、PC操作が苦手な私にも丁寧に対応してくださる担当の西村さんなら、安心してお任せできると感じました。

実は、その時点では全く予算は取っていなかったのですが、前々から作業の簡素化と所要時間の短縮が必要とされていましたから、強気で上司に申請をあげてみたんですよ(笑)

実現すれば作業工程の短縮になるだけではなく、ファイル名の管理などの手打ちによるミスも軽減できることで、導入に至りました。

操作が楽になると、担当引継ぎがスムーズになるのもメリットのひとつですね。

導入の効果

手作業からボタン数回のクリックへ

手作業で行なっていた作業を、SSくんにカスタマイズしていただき、ボタンをいくつかクリックするだけでExcelでの結果が表示され、PDF化を選択すれば、適切なファイル名が振られたPDFファイルが作成されるようになりました。

ファイル名に受験者の個人名を付けて管理しているのですが、Excel上で600人全員分の名前を調整し、PDF化するのにはすごく時間がかかっていたんですよ。
それに製薬会社ごとにフォルダを作って、受験者の結果一覧表を用意するのも、とても気を遣う作業でした。
ご相談して本当に良かったと思っています。

単純に時間にすると以前の1/3の作業量になった実感があります

今まで行なっていた細かい作業や所要時間の負担がぐっと減り、単純に時間にすると以前の1/3の作業量になった実感があります。
今後は負担が減ったことによるメリットを、お客様により良いサービスとして還元できるような展開を考えています。

2012年度からMR研修テキストが大幅改定される予定で、科目編成も変更されます。
クライアント様は受験者の学習進捗状況も気になるところでしょうから、模擬試験だけでなく日々の講習の確認テストなどにもマークシートを取り入れていけたらと思っています。

担当からお客様へ

今回お力添えできましたこと、たいへん嬉しく思っています。
マークシートから得た情報をどう利用するかは、お客様の運用によってそれぞれ違ってきます。

オリジナルで一からシステム設計すれば確実ですが、パッケージソフトに専用カスタマイズで手を加えることで、コストを抑えて改善できる場合もありますから、これからもお困りのことがありましたら遠慮なくご相談くださいね。

ご担当者さまには、ソフトの画面について「色やデザインが堅苦しく起動時に気持ちが暗くなる」とのご意見も頂戴しております(苦笑)。
今後のわが社の課題として、PC操作が苦手な方にもとっつきやすい画面づくりに取り組んでいるところですので、どうぞご期待ください。

今後ともよろしくお願いいたします。